高效生活:每日必用的生產力工具分享

「善用工具,替代大腦記憶,提升人生效率。」

因為在中小企業接班的過程,要處理的東西很零碎,從行銷、人資、生產、業務、研發、總務、資訊,基本上可能每天都會碰到,人腦記憶有限,當突發狀況一來,在中小企業中數位工具基本上是不可或缺的。

到現在大約出社會第六年,也大概有了一套自己的生產力工具運用邏輯,這次終於彙整好。

目前主要運用4個軟體(備忘錄、提醒事項、Timetree、Notion)跟一本紙本的週行事曆,想要跟大家分享,我在使用這些工具的優勢、使用情境及好處,這些工具都免費且非常好上手。

因為自己是蘋果全系列使用者,主要特點還是系統不卡頓,同時可以快速同步使用,我在手機、平板或電腦都不用擔心偶爾需要「登入帳號」或者無法同步。

➤ 使用方法情境

主要在會議、課程以及工作上的文字紀錄。

我會用檔案夾做主要分類,平常工作上會議紀錄或者有靈感時都會先用「快速備忘錄」的功能,使用也很單純,就是只用打字的功能,不特別用粗體或者分段,等彙整完後,再移動到所屬分類。

在學習課程時,則可以拍照畫面,直接拖曳放入備忘錄中,在文字與照片之間,直接做對應的說明,讓筆記或心得一目瞭然。

工作上需要用到掃描文件時,我也開始懶得使用印表機掃描,直接使用備忘錄內建的「拍照掃描功能」,拍完就是PDF檔,可以分享到Line。

▎Apple提醒事項|靈感及備忘收集盒

放置每天及隔天的備忘待辦清單以及快速記憶的事項,會留存大約一週的任務內容;Apple的提醒事項會連動到我的Apple Watch畫面,藉由每次看時間,就能再次確認要做的事情。

➤ 使用方法情境

我會固定設定一個當天下午4:00的提醒,主要都在寫當天要做的事情,集中在同一個提醒事項,完成後刪除,若沒完成隔天繼續的,就會在下午四點調整提醒的時間為明天。

那一條提醒事項會像這樣:

A客戶跟催、廠內流程討論、會計系統跟進、警報系統跟進、業務報價、備課、採買設備

若有當日臨時接到的任務,就會補充上去,而早上能馬上處理掉的,比如跟催丟訊息郵件出去後,就會刪除。

透過這樣的方式,我不用一直記憶臨時的事情或者當天的事情,只要打上去,我就能減少大腦去刻意記憶這些小事。

▎TimeTree行事曆|季月行程預排

如果提醒事項是短期的備忘,那TimeTree的行事曆就是長期的,有手機App,也有Web版能夠同步,同時也能跟家人或同事共用不同的行事曆。

➤ 使用方法情境

1.顏色標籤管理:

使用行事曆上我會用8種標籤,包含:重要活動、工作事項、自我提升、服務回饋、放鬆約會、社群聚會、好友聚會、待辦事項。

依據填上去的行事曆主題選擇標籤,可以讓我快速知道當天的事項,同時也能在月曆上覆盤當月的行事曆狀況。

2.預設循環功能:

有些事情是每個月會重複去提醒的,比如要看月報表的日期或者家庭聚會,這時候可以用內建的每月或每週去設定行事曆。

3.行程快速更動:

若臨時遇到需要調整行持,也可以直接長按行程拖拉,選擇複製或者移動功能,不必重新輸入很方便。

缺點是不能同步google的一些線上課程或者會議時間的提醒。

使用行事曆可以有效地幫助我做時間管理,在客戶或供應商邀約時,都會先跟對方說「我確認一下行事曆」,可以獲得一些緩衝的空間,也能明確知道時間的安排,並且在找尋過往紀錄時,可以快速搜尋並了解當月行程。

▎Notion|知識庫與Nocode的CRM系統

最後一項,相較於前面的工具是比較難上手的,好處一樣是高度同步,有APP跟Web,相比於Apple備忘錄全面性的筆記,Notion比較在連結以及快速對接資料庫。

➤ 使用方法情境

1.知識庫 :

建立一則頁面做為主題,劃分章節以及目錄,點入主題後就根據課程的內容、圖片做筆記,把書本或課程第三方,變為自己可攜帶式隨手可查的資料庫。

2.客戶管理系統CRM :

一樣用頁面的方式,做公司的CRM系統,記錄每個潛在客戶、現有客戶的資料。

潛在客戶方面做每個月的詢問數、產業類別、需求的紀錄;現有客戶做利害關係人的資料、會議記錄、每次接洽的內容以及配合的產品別等等…

好處是不用有系統維護費以及擴充等問題,隨時都能夠自己改版增加功能,同時在外面也隨時能夠紀錄,不用使用電腦。

▎紙本的週行事曆 |手寫的溫度以及成就感

從大學就有寫行事曆的習慣,加上太久沒寫字也會忘記手感,還是習慣實體寫字紀錄的感覺,以及完成後打勾事情的快感,對我而言還有一個神奇的法則,就是相比於使用App軟體寫的待辦,用手寫的待辦完成率總會比較高。

➤ 使用方法情境

紙本的行事曆規格:

在行事曆的內頁上,我也是有特別的要求,使用全白的筆記本太麻煩要手寫日期,而不用手寫的有些會是一週把它變成兩頁,最後右下角才有留白的Note,這些都不是我要的。

我的紙本行事曆一定是以週為單位,並集中在左頁為日期,右邊頁面全部空白寫Note,大小為A5的行事曆。

我會在週末看完下週的TimeTree行事曆,並寫在紙本行事曆的右邊空白頁,或者已經明確的事項寫在左側對應的日期;而左邊對應的日期會再切割三行:寫上代號M、A、N,代表早中晚,在從「提醒事項中」抄寫或者紀錄過去。

紙本行事曆中右側空白夠大,也能夠紀錄書寫靈感,跟工作遇到的突發狀況,我還會畫上週間每日循環任務:閱讀、運動、寫文章、學技術等…完成後就打勾,一週後若收集五個溝,就代表本週都有達成。

以上就是我目前跟日後還是會持續運作的工具分享,也歡迎跟我交流你的時間管理高效工具

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